Natáčanie na podujatí: GDPR a šablóny

Natáčanie na podujatí s externými účastníkmi nestojí na tom, že každý podpíše papier, ale na tom, že každý vopred vie, čo sa točí, prečo, a ako povedať nie. V článku nájdete hotový text do registrácie, text tabule pri vstupe, systém farebných šnúrok na menovky a postup pre chvíľu, keď sa niekto ozve až po zverejnení videa.

V skratke

• Na konferencii so stovkami ľudí sa pri bežných záberoch zvyčajne neopierate o súhlas, ale o oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Podmienkou je, že ľudí vopred informujete a dáte im možnosť namietať.
• Čo musí informácia obsahovať, určuje čl. 13 GDPR: kto natáča, na aký účel, na akom právnom základe, komu zábery idú, ako dlho ich držíte a aké práva má účastník.
• Detailný záber konkrétneho človeka do reklamy je iná kategória. Občiansky zákonník v § 12 chráni podobizeň aj obrazový záznam osoby, tu si vypýtajte výslovný súhlas.
• Farebná šnúrka na menovke dáva ľuďom na mieste viditeľné nie. Funguje, len keď ju ráno pozná celý kamerový tím.
• Keď sa niekto ozve po zverejnení, máte podľa GDPR najviac jeden mesiac na odpoveď. V praxi ho vybavte do pár dní a záber vymeňte.

Potrebujete na natáčanie na podujatí súhlas každého účastníka?

Nie, pri veľkej odbornej konferencii väčšinou nie, ale musíte ľudí informovať a dať im reálnu možnosť vypadnúť zo záberu. GDPR v čl. 6 pozná viac právnych základov. Súhlas (písm. a) je jeden z nich, no pri 400 registrovaných, ktorí sa navzájom nepoznajú a prichádzajú počas celého dňa, sa preukázateľne zbiera len ťažko. Preto sa pri propagačných záberoch z podujatí bežne používa oprávnený záujem organizátora (písm. f).

Úrad na ochranu osobných údajov SR to vo svojom odporúčaní k fotografiám z podujatí opisuje podobne. Oprávnený záujem prichádza do úvahy najmä tam, kde sa súhlas od všetkých objektívne získať nedá, a organizátor musí ľudí informovať, napríklad tabuľou pri vstupe alebo na vstupenke. Zhrnutie nájdete v Právnych novinách: GDPR a fotografie z podujatí.

Je tu však ešte druhá vrstva. Občiansky zákonník v § 12 hovorí, že podobizne a obrazové záznamy fyzickej osoby možno vyhotoviť a použiť len s jej privolením, s výnimkami napríklad pre spravodajstvo. Preto si v praxi delíme zábery na dve skupiny. Celkové zábery sály a prednášok idú cez oprávnený záujem a informovanie. Detail jedného účastníka, ktorý chcete dať do reklamy na budúci ročník, ide len so súhlasom. Nie sme právnici, toto je pohľad z produkcie, takže konkrétne znenie si dajte skontrolovať zodpovednou osobou alebo advokátom.

Video od The Wall Street Journal vysvetľuje, aké práva GDPR dáva ľuďom. Na konferencii sa to zúži na otázku: vie človek v sále, že ho točíte, a ako to zastaviť?

Čo napísať do registračného formulára?

Do registrácie patrí krátky odsek s informáciou o natáčaní a odkaz na plné podmienky. Čl. 13 GDPR vyžaduje, aby informácia povedala, kto je prevádzkovateľ, na aký účel a na akom základe zábery spracúvate, kto ich dostane, ako dlho ich držíte a aké práva má človek. Toto je šablóna, ktorú môžete skopírovať a doplniť:

„Podujatie [názov] budeme fotografovať a natáčať. Prevádzkovateľom je [firma, IČO, sídlo]. Zábery použijeme ako záznam prednášok, na aftermovie a na propagáciu podujatia na webe [adresa] a na sociálnych sieťach [ktorých]. Právnym základom je náš oprávnený záujem na propagácii podujatia podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Zábery pre nás spracúva produkčné štúdio [názov]. Uchovávame ich [doba, napríklad 3 roky]. Proti spracúvaniu môžete kedykoľvek namietať na [e-mail]. Na mieste si môžete pri registrácii vziať červenú šnúrku na menovku a fotografi ani kameramani vás nebudú zaberať zblízka. Máte právo na prístup k záberom, ich vymazanie a podanie návrhu na Úrad na ochranu osobných údajov SR. Podrobnosti: [odkaz].“

Pod tento odsek pridajte samostatné, nezaškrtnuté políčko pre tých, ktorých chcete natočiť zblízka: „Súhlasím, aby ma produkcia oslovila na krátky rozhovor alebo detailný záber, ktorý sa môže použiť v propagácii podujatia. Súhlas môžem kedykoľvek odvolať na [e-mail].“ Kameraman potom vie, koho môže zastaviť na chodbe s otázkou do kamery, a nikto sa necíti prepadnutý.

Čo má byť na tabuli pri vstupe?

Tabuľa pri vstupe má povedať tri veci za päť sekúnd: točíme, prečo, a čo urobiť, ak nechcete byť v zábere. Dajte ju k registrácii aj ku vchodu do sály, vo výške očí, aspoň vo formáte A2.

„Natáčame a fotografujeme. Zábery z podujatia použijeme ako záznam prednášok a na propagáciu [názov podujatia]. Nechcete byť v zábere? Vezmite si pri registrácii červenú šnúrku na menovku alebo si sadnite do zóny označenej [značka]. Otázky a námietky: [e-mail]. Celá informácia o spracúvaní: [QR kód]. Prevádzkovateľ: [firma].“

Tabuľa sama nestačí, nech to moderátor zopakuje jednou vetou pri otvorení. V článku o tom, ako napísať scenár podujatia a brief pre moderátora, sme rozpísali, kam takú vetu v programe dať.

Ako fungujú farebné šnúrky pre ľudí, ktorí nechcú byť v zábere?

Človek s červenou šnúrkou nesmie byť v detaile ani v zábere, kde je rozpoznateľný ako hlavný objekt. V širokom zábere sály sa mihnúť môže, no v strihu ho nedáme do popredia.

Aby to fungovalo, ráno pred otvorením dverí dostane celý foto a video tím brífing a vidí, ako šnúrka vyzerá. Farba sa nesmie biť s VIP šnúrkami. A pri otázkach z publika, keď mikrofón dostane človek so šnúrkou, kamera ostáva na rečníkovi.

Pozor na livestream. Pri zázname sa dá záber v strihu vystrihnúť, pri živom prenose už nie. Pri streame preto dajte zónu bez natáčania mimo osi kamier. Viac o technickej strane píšeme v článku čo treba na livestream eventu.

Rečníci sú samostatná kapitola. Záznam konferencie stojí na ich prednáškach, takže s nimi riešte písomný súhlas so záznamom a zverejnením vopred, nie šnúrkou na mieste.

Čo robiť, keď sa niekto ozve až po zverejnení?

Poďakujte, vyhovte a záber vymeňte, a to rýchlo. GDPR dáva prevádzkovateľovi na odpoveď najviac jeden mesiac, ako pripomína Úrad na ochranu osobných údajov SR v prehľade práv dotknutých osôb podľa GDPR. Pri oprávnenom záujme musíte po námietke prestať, ak nemáte závažné dôvody, ktoré prevážia. Pri aftermovie ich mať nebudete.

Postup, ktorý sa nám osvedčil:

1. V ten istý deň potvrďte prijatie.
2. Vypýtajte si snímku obrazovky alebo čas vo videu.
3. Stiahnite fotky z galérie a príspevky, kde je rozpoznateľný.
4. Dajte produkcii vymeniť záber. Ak má štúdio archivovaný projekt, nový export trvá hodiny, nie dni.
5. Odpoveď zapíšte. Kto, kedy, čo ste odstránili.

Bod štyri si dohodnite s produkciou ešte pred podujatím: nech projekt a surové zábery drží aspoň rok. Pri aftermovie z eventu to robíme štandardne.

Nie je to celé prehnané?

Trochu áno, a radi to priznáme. Šnúrky, tabule a odseky v registrácii sú ďalšia starosť v týždni, keď horí všetko ostatné. Šnúrku si ľudia schovajú pod sako, zabudnú na ňu alebo si ju vezmú zo zvedavosti.

Napriek tomu to robíme, lebo celý systém stojí pár eur za šnúrky a pol hodiny písania. Jedna zle vybavená námietka po zverejnení stojí viac: nahnevaný účastník a prerobené video. Tento článok nenahrádza právnika. Ak natáčate deti, pacientov alebo citlivé prostredie, pravidlá sú prísnejšie a patrí to do rúk odborníka.

Ak chystáte konferenciu a chcete mať natáčanie vyriešené od tabule pri vstupe po finálny zostrih, prejdite si náš checklist pre video z konferencie a pozrite si, čo robíme v rámci produkcie. A keď chcete, aby sme vám šablóny prispôsobili na vaše podujatie a rovno ho natočili, napíšte nám.

Najčastejšie otázky

Môžem zverejniť fotky z konferencie bez súhlasu účastníkov?

Pri celkových záberoch z verejnej odbornej konferencie to väčšinou ide na základe oprávneného záujmu, ak ste ľudí vopred informovali v registrácii aj na mieste a dali ste im možnosť namietať. Detail konkrétneho človeka do reklamy zverejňujte len s jeho výslovným súhlasom.

Musia byť na podujatí farebné šnúrky?

Nie, zákon šnúrky nepredpisuje, je to praktický nástroj. Rovnako dobre funguje nálepka na menovke alebo vyhradená zóna v sále. Dôležité je, aby človek mal na mieste viditeľný spôsob, ako povedať nie, a aby ho kameramani poznali.

Platí to isté aj pre rečníkov a panelistov?

Nie, s rečníkmi sa dohodnite písomne vopred, ideálne v e-maile s potvrdením účasti. Ich prednáška je jadrom záznamu, takže potrebujete jasný súhlas so záznamom aj so zverejnením, nie len informáciu na tabuli.

Ako dlho môžem zábery z podujatia uchovávať?

Tak dlho, ako potrebujete na účel, ktorý ste uviedli v informácii, a túto dobu tam aj konkrétne napíšte. Po uplynutí doby surové zábery zmažte.